“Chi c’è oggi in ufficio?”

La storia di Luca e del CRM che ha messo ordine tra ferie, permessi e assenze

In azienda, si parla sempre di vendite, di clienti, di fatturato.
Ma c’è un’altra domanda, apparentemente semplice, che Luca, responsabile vendite, si faceva ogni mattina:

“Chi c’è oggi in ufficio?”

E la risposta non era mai scontata.
Perché tra ferie, permessi, smart working, trasferte e visite dai clienti, l’agenda delle presenze era un puzzle ogni giorno diverso.
E nessuno sapeva davvero se i pezzi combaciavano.

Il sistema “alla buona” (cioè senza sistema)

Le ferie? Si chiedevano in mille modi:

• una mail al volo

• un messaggio su WhatsApp

• un “oh, te lo dico mentre prendiamo il caffè”

• a volte… semplicemente sparendo

I permessi? Peggio ancora.
Spesso richiesti poche ore prima.
Con il risultato che tre commerciali su cinque erano fuori,
i due backoffice sommersi,
e Luca – ovviamente – a tappare buchi come sempre.

“Ma Tizio è da un cliente, in smart o in ferie?”

“Mi avete chiesto tutti ferie per lo stesso ponte. Sapete che almeno due commerciali e un backoffice devono restare, no?”

Il problema non era solo interno.
Era anche verso l’esterno:
i clienti non possono aspettare.
Quelli storici forse sì.
Ma i nuovi? Gli occasionali?
Quelli fanno parte del fatturato. E non aspettano.

L’idea: se il CRM gestisce le opportunità, perché non anche le persone?

Nessuno, prima, aveva mai pensato al CRM come strumento per gestire presenze e permessi.
Ma Luca sì.

“Abbiamo un sistema potente, personalizzato, su base Vtiger.”
“Perché non usarlo anche per organizzare le risorse umane?”

Così, come sempre, ha iniziato per gradi.

Il modulo ferie/permessi prende forma

Primo step: una richiesta centralizzata.
Niente più email e messaggi sparsi.

Ogni collaboratore accede al proprio CRM e compila un modulo dedicato.
All’interno:

• la data o le date richieste

• il tipo di richiesta (ferie o permesso)

• una nota facoltativa

• e, in caso di reale urgenza, un flag speciale che bypassa i vincoli per inviare la richiesta direttamente a Luca, anche se il sistema la segnala come “non approvabile”

Ma non è finita lì.

Le regole che tengono in piedi l’azienda

Luca ha voluto che il sistema non fosse passivo.
Non solo una casella di invio.

Il modulo è stato progettato per analizzare in automatico:

• chi è già in ferie quel giorno

• chi è fuori per eventi o fiere (considerati assenti operativi)

• chi è in visita dai clienti

• e quanti backoffice e commerciali sono attivi

Il CRM calcola così i “posti disponibili” per ferie e permessi.
Se ci sono spazi, la richiesta passa.
Se no, avvisa subito:

“Al momento non è possibile accettare la tua richiesta. Se ritieni sia urgente, seleziona il flag emergenza.”

Solo in quel caso, Luca riceverà comunque la segnalazione e potrà valutare eccezioni.

L’approvazione e il calendario condiviso

Una volta che Luca approva, la richiesta:

• viene registrata nel sistema

• e appare nel calendario interno, visibile a tutto il team

Per privacy, compare solo come “non disponibile”,
ma tutti ora sanno chi è operativo e chi no.

I benefici? Più grandi di quanto Luca immaginasse

Da quando il sistema è entrato in funzione, tutto è cambiato:

• Le richieste sono ordinate, tracciabili, visibili.

• I commerciali sanno quando possono chiedere senza creare problemi.

• Gli eventi, le trasferte e le ferie sono finalmente considerate insieme, nel flusso.

• Luca non è più il tappabuchi di ogni urgenza.

E poi è accaduto qualcosa di interessante, un effetto collaterale positivo.

L’effetto indiretto: il team si organizza… da solo

Con il calendario sempre visibile, i colleghi hanno iniziato a dire:

“Andrò dal cliente X il giorno 21, perché il 20 e 22 c’è già movimento.”

La consapevolezza condivisa ha migliorato la gestione del tempo anche per le attività di scrivania:
creazione e revisione dei preventivi, supporto al backoffice, affiancamenti.

La fluidità è diventata abitudine.
E Luca, finalmente, può anche prendersi una giornata di ferie…
senza lasciare nessuno nel panico.

Un CRM personalizzato su base Vtiger non è solo un software.
È uno strumento che cresce con te.
E se hai il coraggio di usarlo per risolvere i problemi veri – anche quelli più piccoli –
ti accorgerai che ogni sviluppo è un tassello in più verso un’azienda più solida, organizzata e serena.

“La vera forza di un team non è chi lavora di più…”
“…ma chi riesce a lavorare meglio. Anche quando qualcuno è in ferie.”