Dalle email disperse allo smistamento automatico: come un form integrato nel CRM rivoluziona le richieste di supporto

Quando tutto arrivava in un unico contenitore

Prima che il CRM fosse integrato con il form sul sito, l’azienda di Luca gestiva i contatti in modo piuttosto caotico. Sul sito era presente un comune contact form, il quale inviava ogni richiesta a una sola casella email generica. Non c’era distinzione tra richieste di tipo commerciale, tecnico, logistico, amministrativo o di semplice assistenza post-vendita: finiva tutto in un unico “calderone”.

Immaginate le conseguenze: Luca, in qualità di responsabile vendite, si trovava a dover leggere ogni singolo messaggio, per poi inoltrarlo manualmente ai colleghi dei vari reparti. I rischi di errore e ritardo erano all’ordine del giorno. Bastava un’email letta troppo in fretta, o un promemoria dimenticato, perché la richiesta rimanesse bloccata in posta in arrivo. Il risultato? Clienti in attesa di risposte che tardavano ad arrivare, colleghi disorientati e nessun sistema per monitorare l’evoluzione dei singoli contatti.

La presa di coscienza e la spinta al cambiamento

Dopo aver sperimentato con successo altre soluzioni, come la geolocalizzazione per gestire al meglio le visite e l’automazione degli inviti in formato ICS, Luca si rende conto che anche la raccolta delle richieste dal sito deve compiere un salto di qualità. Ogni contatto passato dal form del sito è potenzialmente importante: potrebbe essere un futuro cliente, un cliente storico con un problema urgente, oppure un nuovo fornitore. Perdere tempo prezioso nello smistare manualmente queste richieste non è più sostenibile.

Così Luca propone di superare il classico contact form, sostituendolo con uno strumento integrato direttamente nel CRM. L’idea è semplice e al tempo stesso rivoluzionaria: eliminare l’email di “passaggio” e assicurarsi che ogni richiesta finisca istantaneamente nel reparto giusto.

La soluzione: il form HTML generato dal CRM

Al posto del tipico contact form, l’azienda inserisce nel sito un frammento di codice HTML generato dal CRM stesso. In questo modo, quando un visitatore compila i campi (nome, email, messaggio, tipologia di richiesta, ecc.), il CRM raccoglie immediatamente i dati. Non passano più per una casella email intermedia, ma entrano in modo strutturato all’interno del database aziendale.

Attraverso un semplice “codice tipo” o dei campi obbligatori, il sistema riconosce la natura della richiesta e la assegna in automatico al reparto competente:

Commerciale per i preventivi e le offerte di vendita
Supporto tecnico per i malfunzionamenti e l’assistenza post-vendita
Logistica per le domande su spedizioni e consegne
Servizio clienti per i dubbi o le informazioni generiche
Amministrazione per i problemi di fatturazione e pagamenti

Il nuovo scenario cambia radicalmente i flussi interni:

Smistamento automatico: se il form rileva una richiesta di preventivo, crea subito un’opportunità e la inoltra al venditore di zona. Se invece si tratta di assistenza post-vendita, il ticket va direttamente al supporto.
Tracciamento in tempo reale: ogni richiesta viene monitorata dal CRM e si sa subito chi la sta gestendo. Niente più email dimenticate o perse.
Tempi di risposta ridotti: le richieste finiscono da chi di dovere fin dal primo istante, evitando passaggi intermedi. I clienti ricevono più velocemente una risposta mirata.
Responsabilità definite: ogni reparto sa quali ticket deve gestire e in che tempi, senza più confusione. Il CRM personalizzato può ora avvisare se una richiesta resta in sospeso troppo a lungo.

Benefici concreti

Efficacia operativa: l’eliminazione di passaggi manuali libera tempo prezioso. I commerciali si concentrano sulle opportunità di vendita, mentre l’assistenza risolve più in fretta i problemi tecnici.
Immagine professionale: i clienti notano che l’azienda risponde in modo organizzato e tempestivo. Questo incide positivamente sulla soddisfazione e sulla fidelizzazione.
Controllo e analisi: Luca ha sott’occhio il numero di richieste giornaliere, la loro natura, e può confrontare i dati per ottimizzare processi e risorse.
Riduzione di errori e ritardi: nessuno può più dire “Non ho visto l’email” o “Non sapevo a chi inoltrarla”. Il CRM assume il ruolo di regista dell’intero flusso, distribuendo le richieste in modo intelligente.

Se prima l’azienda di Luca era sommersa da email generiche, che finivano tutte nella stessa casella con il rischio di restare bloccate, ora ogni richiesta trova immediatamente la propria strada. Che si tratti di una semplice domanda di informazioni o di un problema tecnico urgente, oggi il CRM personalizzato ad alto ROI assicura che il messaggio arrivi al team giusto, nel minor tempo possibile. Così si abbattono i tempi morti, si migliora la comunicazione interna e si dà un servizio impeccabile ai clienti.

Quest’ulteriore tassello si unisce al percorso di innovazione già intrapreso: dalla mappa interattiva per organizzare le visite, fino alla gestione automatizzata degli inviti in ICS. Ognuna di queste soluzioni, integrata con il CRM perersonnalizzato, contribuisce a rendere l’azienda più efficiente e a valorizzare il tempo di ogni risorsa, facilitando anche la vita ai clienti.