“Non è compito mio ma…il CRM può farlo per voi”

La storia di Luca e dei solleciti automatici alle fatture scadute

In azienda, c’è sempre quella sottile linea tra “di cosa mi occupo io” e “non è il mio reparto”.
Luca, responsabile vendite, lo sa bene.

Il recupero crediti?
Non è compito del commerciale.
È una funzione che spetta all’amministrazione.
Eppure, negli anni, si è trovato troppe volte coinvolto:

• clienti da richiamare che avevano già fatture scadute

• proposte commerciali da fermare in extremis

• situazioni imbarazzanti in cui nessuno sapeva a che punto fosse il pagamento

“È stato pagato l’ordine di marzo?”
“Non lo so, chiedo a contabilità.”

Oppure peggio: nessuno se ne accorgeva.
E i soldi restavano fuori. Per settimane.

L’origine del problema

Il reparto amministrativo, come spesso accade, si arrangiava.
Controlli manuali, fogli Excel, incroci tra tabulati e fatture.
Solleciti via mail scritti a mano.
Tanta buona volontà, ma zero automazione.

“Era facile dimenticarsi una fattura scaduta. O mandare due solleciti a distanza di un giorno. O nessuno.”

Eppure, pensava Luca, tutti i dati erano già nel sistema.
Nel gestionale, nel CRM, nella cronologia clienti.

Bastava solo collegare i puntini.

L’intuizione (fuori reparto)

Luca non voleva “mettere becco” sul lavoro dell’amministrazione.
Ma conosceva bene il suo CRM personalizzato su base Vtiger,
e sapeva che con qualche sviluppo mirato,
avrebbe potuto sollevare i colleghi da un’enorme mole di lavoro manuale.

“Non è il mio compito… ma so come aiutarvi.”

E così propose:

“Lasciamo che il CRM faccia il grosso.”
“Solleciti automatizzati, ordinati, tracciabili. Nessuno dovrà più rincorrere i pagamenti a mano.”

Lo sviluppo: tre livelli di sollecito

Con l’aiuto dello sviluppatore, Luca ha creato un flusso automatico intelligente:

1. Monitoraggio continuo delle scadenze delle fatture registrate nel gestionale.

2. Verifica giornaliera dell’avvenuto pagamento.

3. Avvio automatico dei solleciti se la fattura risulta scaduta e non saldata.

Il flusso si articola così:

• Primo sollecito → il giorno dopo la scadenza:
  email cortese al cliente con oggetto “Gentile promemoria – scadenza fattura”.

• Secondo sollecito → dopo 15 giorni:
  messaggio più diretto con avviso di possibile azione amministrativa entro 10 giorni.

• Terzo sollecito → dopo altri 10 giorni:
  email formale inviata anche alla società di recupero crediti in copia, con task automatico aperto nel CRM per l’ufficio contabile.

Tutti gli invii vengono registrati nel sistema.
Ogni mail è tracciata.
Nessuna sorpresa. Nessuna ripetizione.

Il reparto amministrativo? Sollevato.

L’effetto è stato immediato.

• Meno tempo perso a scrivere e riscrivere solleciti.

• Niente più doppioni o dimenticanze.

• E soprattutto: una riduzione del 48% delle fatture insolute.

“Prima passavamo giornate a cercare chi aveva pagato e chi no.
Ora il sistema ci avvisa solo quando c’è davvero un problema da seguire.”

Il team amministrativo può concentrarsi sui casi complessi,
lasciando che il CRM gestisca tutta la parte ripetitiva e prevedibile.

I commerciali? Più informati

Grazie a un precedente sviluppo, i commerciali vedono direttamente nelle schede clienti se ci sono fatture scadute.
In questo modo, non inviano preventivi a chi è già in ritardo coi pagamenti.
Non è solo una questione finanziaria.
È anche una questione di immagine. Di controllo. Di autorevolezza.

“Sapere che un cliente è insolvente prima di parlare di un nuovo ordine…
ti cambia l’approccio. Ti fa lavorare meglio.”

Un CRM unisce, non divide

Questo è l’ennesimo esempio di cooperazione tra reparti… guidata dal CRM.
Il sistema non è “solo commerciale”.
Non è “solo amministrativo”.
È aziendale.

“I software diventano intelligenti quando mettono in comunicazione reparti che prima lavoravano ognuno per sé.”

Luca lo dice con semplicità:

“Non era il mio compito o del mio reparto. Ma il CRM poteva farlo.
E oggi il recupero crediti è più veloce, più preciso, più sereno.”

Automatizzare non vuol dire disinteressarsi.
Vuol dire gestire meglio.
E costruire un’azienda dove ogni reparto lavora…
con meno stress, più controllo, e lo stesso obiettivo.

Incassare bene, lavorare meglio.