Scorciatoie intelligenti

Come Luca ha trasformato un CRM complesso in uno davvero personale

Negli anni, Luca ne ha visti tanti di sviluppi nel suo CRM.
Ogni problema aveva generato una soluzione.
Ogni esigenza reale aveva trovato il suo spazio.

Il CRM personalizzato su base Vtiger della sua azienda era ormai uno strumento potente, ricco, articolato.
Ma proprio lì stava il punto.

“È troppo ricco.”

“Ogni volta che devo cercare una funzione, mi perdo.”

“Dov’è finita quella vista? Qual è il passaggio per attivare quel workflow?”

Non era un problema di contenuti.
Era un problema di accessibilità.

Il CRM: una casa con troppe stanze

Come succede nelle aziende che crescono, anche il CRM cresceva.
Con ogni nuova funzionalità – richiesta, pensata, testata e sviluppata – il menu principale diventava più lungo, più articolato.

Funzioni utilissime, certo.
Ma sparse, a cascata.
E diverse per ogni tipo di ruolo.

I commerciali chiedevano:

“Come arrivo alla lista delle opportunità in scadenza?”

Il backoffice chiedeva:

“Dove trovo il report settimanale delle richieste clienti?”

E ogni giorno, il gruppo interno si riempiva di messaggi tipo:

“Mi ricordi il percorso per vedere i grafici dei preventivi?”

L’intuizione di Luca: un CRM deve adattarsi a chi lo usa. Non il contrario

A quel punto, per Luca la riflessione fu semplice:

“Abbiamo creato uno strumento su misura per ogni funzione. Ora serve un modo per renderlo su misura per ogni persona.”

Così nasce l’idea dei “segnalibri personali”.

Un secondo menu, accanto a quello standard,
dove ogni utente può salvare e organizzare le funzioni che usa di più:

• Viste personalizzate

• Report ricorrenti

• Grafici

• Accessi rapidi a moduli specifici

• Attivatori di workflow

• Filtri dinamici

Ognuno con il proprio ordine. Con i propri nomi.
Come fosse la “scrivania personale” nel sistema.

Come funziona il menu dei segnalibri

La logica è semplice e potente:

• Ogni utente, una volta loggato, vede il menu completo del CRM.

• Accanto ad ogni funzione, compare l’icona “★” per aggiungerla ai propri segnalibri.

• Le voci aggiunte compaiono nel nuovo menu laterale, sempre visibile.

• Le voci possono essere rinominate, riorganizzate, spostate o rimosse.

Il sistema non altera il menu originale, ma aggiunge uno strato personale, visibile solo al singolo utente.

I benefici? Immediatezza e autonomia

In pochi giorni, il nuovo menu ha fatto la differenza.

• I commerciali hanno ridotto drasticamente i tempi di ricerca delle funzioni.

• Il backoffice ha smesso di chiedere dove trovare cosa.

• Le call interne si sono alleggerite.

• E Luca… ha smesso di ricevere messaggi come:

  “Come arrivo alla pagina delle approvazioni ferie?”

Ogni utente ora lavora meglio, più velocemente, con meno frustrazione.
E ognuno si sente un po’ più “padrone” del proprio strumento di lavoro.

Un CRM è davvero personalizzato… solo se è anche personale

Luca lo ripete spesso:

“Il CRM non deve solo adattarsi all’azienda.
Deve adattarsi alla persona che lo usa ogni giorno.”

Questo piccolo sviluppo ha reso tutto più snello.
Perché quando un sistema ti porta esattamente dove vuoi andare,
senza farti perdere tempo, diventa davvero tuo.