Scorciatoie intelligenti

Come Luca ha trasformato un CRM complesso in uno davvero personale

Negli anni, Luca ne ha visti tanti di sviluppi nel suo CRM.
Ogni problema aveva generato una soluzione.
Ogni esigenza reale aveva trovato il suo spazio.

Il CRM personalizzato su base Vtiger della sua azienda era ormai uno strumento potente, ricco, articolato.
Ma proprio lì stava il punto.

“È troppo ricco.”

“Ogni volta che devo cercare una funzione, mi perdo.”

“Dov’è finita quella vista? Qual è il passaggio per attivare quel workflow?”

Non era un problema di contenuti.
Era un problema di accessibilità.

Il CRM: una casa con troppe stanze

Come succede nelle aziende che crescono, anche il CRM cresceva.
Con ogni nuova funzionalità – richiesta, pensata, testata e sviluppata – il menu principale diventava più lungo, più articolato.

Funzioni utilissime, certo.
Ma sparse, a cascata.
E diverse per ogni tipo di ruolo.

I commerciali chiedevano:

“Come arrivo alla lista delle opportunità in scadenza?”

Il backoffice chiedeva:

“Dove trovo il report settimanale delle richieste clienti?”

E ogni giorno, il gruppo interno si riempiva di messaggi tipo:

“Mi ricordi il percorso per vedere i grafici dei preventivi?”

L’intuizione di Luca: un CRM deve adattarsi a chi lo usa. Non il contrario

A quel punto, per Luca la riflessione fu semplice:

“Abbiamo creato uno strumento su misura per ogni funzione. Ora serve un modo per renderlo su misura per ogni persona.”

Così nasce l’idea dei “segnalibri personali”.

Un secondo menu, accanto a quello standard,
dove ogni utente può salvare e organizzare le funzioni che usa di più:

• Viste personalizzate

• Report ricorrenti

• Grafici

• Accessi rapidi a moduli specifici

• Attivatori di workflow

• Filtri dinamici

Ognuno con il proprio ordine. Con i propri nomi.
Come fosse la “scrivania personale” nel sistema.

Come funziona il menu dei segnalibri

La logica è semplice e potente:

• Ogni utente, una volta loggato, vede il menu completo del CRM.

• Accanto ad ogni funzione, compare l’icona “★” per aggiungerla ai propri segnalibri.

• Le voci aggiunte compaiono nel nuovo menu laterale, sempre visibile.

• Le voci possono essere rinominate, riorganizzate, spostate o rimosse.

Il sistema non altera il menu originale, ma aggiunge uno strato personale, visibile solo al singolo utente.

I benefici? Immediatezza e autonomia

In pochi giorni, il nuovo menu ha fatto la differenza.

• I commerciali hanno ridotto drasticamente i tempi di ricerca delle funzioni.

• Il backoffice ha smesso di chiedere dove trovare cosa.

• Le call interne si sono alleggerite.

• E Luca… ha smesso di ricevere messaggi come:

  “Come arrivo alla pagina delle approvazioni ferie?”

Ogni utente ora lavora meglio, più velocemente, con meno frustrazione.
E ognuno si sente un po’ più “padrone” del proprio strumento di lavoro.

Un CRM è davvero personalizzato… solo se è anche personale

Luca lo ripete spesso:

“Il CRM non deve solo adattarsi all’azienda.
Deve adattarsi alla persona che lo usa ogni giorno.”

Questo piccolo sviluppo ha reso tutto più snello.
Perché quando un sistema ti porta esattamente dove vuoi andare,
senza farti perdere tempo, diventa davvero tuo.

“Non è compito mio ma…il CRM può farlo per voi”

La storia di Luca e dei solleciti automatici alle fatture scadute

In azienda, c’è sempre quella sottile linea tra “di cosa mi occupo io” e “non è il mio reparto”.
Luca, responsabile vendite, lo sa bene.

Il recupero crediti?
Non è compito del commerciale.
È una funzione che spetta all’amministrazione.
Eppure, negli anni, si è trovato troppe volte coinvolto:

• clienti da richiamare che avevano già fatture scadute

• proposte commerciali da fermare in extremis

• situazioni imbarazzanti in cui nessuno sapeva a che punto fosse il pagamento

“È stato pagato l’ordine di marzo?”
“Non lo so, chiedo a contabilità.”

Oppure peggio: nessuno se ne accorgeva.
E i soldi restavano fuori. Per settimane.

L’origine del problema

Il reparto amministrativo, come spesso accade, si arrangiava.
Controlli manuali, fogli Excel, incroci tra tabulati e fatture.
Solleciti via mail scritti a mano.
Tanta buona volontà, ma zero automazione.

“Era facile dimenticarsi una fattura scaduta. O mandare due solleciti a distanza di un giorno. O nessuno.”

Eppure, pensava Luca, tutti i dati erano già nel sistema.
Nel gestionale, nel CRM, nella cronologia clienti.

Bastava solo collegare i puntini.

L’intuizione (fuori reparto)

Luca non voleva “mettere becco” sul lavoro dell’amministrazione.
Ma conosceva bene il suo CRM personalizzato su base Vtiger,
e sapeva che con qualche sviluppo mirato,
avrebbe potuto sollevare i colleghi da un’enorme mole di lavoro manuale.

“Non è il mio compito… ma so come aiutarvi.”

E così propose:

“Lasciamo che il CRM faccia il grosso.”
“Solleciti automatizzati, ordinati, tracciabili. Nessuno dovrà più rincorrere i pagamenti a mano.”

Lo sviluppo: tre livelli di sollecito

Con l’aiuto dello sviluppatore, Luca ha creato un flusso automatico intelligente:

1. Monitoraggio continuo delle scadenze delle fatture registrate nel gestionale.

2. Verifica giornaliera dell’avvenuto pagamento.

3. Avvio automatico dei solleciti se la fattura risulta scaduta e non saldata.

Il flusso si articola così:

• Primo sollecito → il giorno dopo la scadenza:
  email cortese al cliente con oggetto “Gentile promemoria – scadenza fattura”.

• Secondo sollecito → dopo 15 giorni:
  messaggio più diretto con avviso di possibile azione amministrativa entro 10 giorni.

• Terzo sollecito → dopo altri 10 giorni:
  email formale inviata anche alla società di recupero crediti in copia, con task automatico aperto nel CRM per l’ufficio contabile.

Tutti gli invii vengono registrati nel sistema.
Ogni mail è tracciata.
Nessuna sorpresa. Nessuna ripetizione.

Il reparto amministrativo? Sollevato.

L’effetto è stato immediato.

• Meno tempo perso a scrivere e riscrivere solleciti.

• Niente più doppioni o dimenticanze.

• E soprattutto: una riduzione del 48% delle fatture insolute.

“Prima passavamo giornate a cercare chi aveva pagato e chi no.
Ora il sistema ci avvisa solo quando c’è davvero un problema da seguire.”

Il team amministrativo può concentrarsi sui casi complessi,
lasciando che il CRM gestisca tutta la parte ripetitiva e prevedibile.

I commerciali? Più informati

Grazie a un precedente sviluppo, i commerciali vedono direttamente nelle schede clienti se ci sono fatture scadute.
In questo modo, non inviano preventivi a chi è già in ritardo coi pagamenti.
Non è solo una questione finanziaria.
È anche una questione di immagine. Di controllo. Di autorevolezza.

“Sapere che un cliente è insolvente prima di parlare di un nuovo ordine…
ti cambia l’approccio. Ti fa lavorare meglio.”

Un CRM unisce, non divide

Questo è l’ennesimo esempio di cooperazione tra reparti… guidata dal CRM.
Il sistema non è “solo commerciale”.
Non è “solo amministrativo”.
È aziendale.

“I software diventano intelligenti quando mettono in comunicazione reparti che prima lavoravano ognuno per sé.”

Luca lo dice con semplicità:

“Non era il mio compito o del mio reparto. Ma il CRM poteva farlo.
E oggi il recupero crediti è più veloce, più preciso, più sereno.”

Automatizzare non vuol dire disinteressarsi.
Vuol dire gestire meglio.
E costruire un’azienda dove ogni reparto lavora…
con meno stress, più controllo, e lo stesso obiettivo.

Incassare bene, lavorare meglio.

“Chi c’è oggi in ufficio?”

La storia di Luca e del CRM che ha messo ordine tra ferie, permessi e assenze

In azienda, si parla sempre di vendite, di clienti, di fatturato.
Ma c’è un’altra domanda, apparentemente semplice, che Luca, responsabile vendite, si faceva ogni mattina:

“Chi c’è oggi in ufficio?”

E la risposta non era mai scontata.
Perché tra ferie, permessi, smart working, trasferte e visite dai clienti, l’agenda delle presenze era un puzzle ogni giorno diverso.
E nessuno sapeva davvero se i pezzi combaciavano.

Il sistema “alla buona” (cioè senza sistema)

Le ferie? Si chiedevano in mille modi:

• una mail al volo

• un messaggio su WhatsApp

• un “oh, te lo dico mentre prendiamo il caffè”

• a volte… semplicemente sparendo

I permessi? Peggio ancora.
Spesso richiesti poche ore prima.
Con il risultato che tre commerciali su cinque erano fuori,
i due backoffice sommersi,
e Luca – ovviamente – a tappare buchi come sempre.

“Ma Tizio è da un cliente, in smart o in ferie?”

“Mi avete chiesto tutti ferie per lo stesso ponte. Sapete che almeno due commerciali e un backoffice devono restare, no?”

Il problema non era solo interno.
Era anche verso l’esterno:
i clienti non possono aspettare.
Quelli storici forse sì.
Ma i nuovi? Gli occasionali?
Quelli fanno parte del fatturato. E non aspettano.

L’idea: se il CRM gestisce le opportunità, perché non anche le persone?

Nessuno, prima, aveva mai pensato al CRM come strumento per gestire presenze e permessi.
Ma Luca sì.

“Abbiamo un sistema potente, personalizzato, su base Vtiger.”
“Perché non usarlo anche per organizzare le risorse umane?”

Così, come sempre, ha iniziato per gradi.

Il modulo ferie/permessi prende forma

Primo step: una richiesta centralizzata.
Niente più email e messaggi sparsi.

Ogni collaboratore accede al proprio CRM e compila un modulo dedicato.
All’interno:

• la data o le date richieste

• il tipo di richiesta (ferie o permesso)

• una nota facoltativa

• e, in caso di reale urgenza, un flag speciale che bypassa i vincoli per inviare la richiesta direttamente a Luca, anche se il sistema la segnala come “non approvabile”

Ma non è finita lì.

Le regole che tengono in piedi l’azienda

Luca ha voluto che il sistema non fosse passivo.
Non solo una casella di invio.

Il modulo è stato progettato per analizzare in automatico:

• chi è già in ferie quel giorno

• chi è fuori per eventi o fiere (considerati assenti operativi)

• chi è in visita dai clienti

• e quanti backoffice e commerciali sono attivi

Il CRM calcola così i “posti disponibili” per ferie e permessi.
Se ci sono spazi, la richiesta passa.
Se no, avvisa subito:

“Al momento non è possibile accettare la tua richiesta. Se ritieni sia urgente, seleziona il flag emergenza.”

Solo in quel caso, Luca riceverà comunque la segnalazione e potrà valutare eccezioni.

L’approvazione e il calendario condiviso

Una volta che Luca approva, la richiesta:

• viene registrata nel sistema

• e appare nel calendario interno, visibile a tutto il team

Per privacy, compare solo come “non disponibile”,
ma tutti ora sanno chi è operativo e chi no.

I benefici? Più grandi di quanto Luca immaginasse

Da quando il sistema è entrato in funzione, tutto è cambiato:

• Le richieste sono ordinate, tracciabili, visibili.

• I commerciali sanno quando possono chiedere senza creare problemi.

• Gli eventi, le trasferte e le ferie sono finalmente considerate insieme, nel flusso.

• Luca non è più il tappabuchi di ogni urgenza.

E poi è accaduto qualcosa di interessante, un effetto collaterale positivo.

L’effetto indiretto: il team si organizza… da solo

Con il calendario sempre visibile, i colleghi hanno iniziato a dire:

“Andrò dal cliente X il giorno 21, perché il 20 e 22 c’è già movimento.”

La consapevolezza condivisa ha migliorato la gestione del tempo anche per le attività di scrivania:
creazione e revisione dei preventivi, supporto al backoffice, affiancamenti.

La fluidità è diventata abitudine.
E Luca, finalmente, può anche prendersi una giornata di ferie…
senza lasciare nessuno nel panico.

Un CRM personalizzato su base Vtiger non è solo un software.
È uno strumento che cresce con te.
E se hai il coraggio di usarlo per risolvere i problemi veri – anche quelli più piccoli –
ti accorgerai che ogni sviluppo è un tassello in più verso un’azienda più solida, organizzata e serena.

“La vera forza di un team non è chi lavora di più…”
“…ma chi riesce a lavorare meglio. Anche quando qualcuno è in ferie.”