Scorciatoie intelligenti

Come Luca ha trasformato un CRM complesso in uno davvero personale

Negli anni, Luca ne ha visti tanti di sviluppi nel suo CRM.
Ogni problema aveva generato una soluzione.
Ogni esigenza reale aveva trovato il suo spazio.

Il CRM personalizzato su base Vtiger della sua azienda era ormai uno strumento potente, ricco, articolato.
Ma proprio lì stava il punto.

“È troppo ricco.”

“Ogni volta che devo cercare una funzione, mi perdo.”

“Dov’è finita quella vista? Qual è il passaggio per attivare quel workflow?”

Non era un problema di contenuti.
Era un problema di accessibilità.

Il CRM: una casa con troppe stanze

Come succede nelle aziende che crescono, anche il CRM cresceva.
Con ogni nuova funzionalità – richiesta, pensata, testata e sviluppata – il menu principale diventava più lungo, più articolato.

Funzioni utilissime, certo.
Ma sparse, a cascata.
E diverse per ogni tipo di ruolo.

I commerciali chiedevano:

“Come arrivo alla lista delle opportunità in scadenza?”

Il backoffice chiedeva:

“Dove trovo il report settimanale delle richieste clienti?”

E ogni giorno, il gruppo interno si riempiva di messaggi tipo:

“Mi ricordi il percorso per vedere i grafici dei preventivi?”

L’intuizione di Luca: un CRM deve adattarsi a chi lo usa. Non il contrario

A quel punto, per Luca la riflessione fu semplice:

“Abbiamo creato uno strumento su misura per ogni funzione. Ora serve un modo per renderlo su misura per ogni persona.”

Così nasce l’idea dei “segnalibri personali”.

Un secondo menu, accanto a quello standard,
dove ogni utente può salvare e organizzare le funzioni che usa di più:

• Viste personalizzate

• Report ricorrenti

• Grafici

• Accessi rapidi a moduli specifici

• Attivatori di workflow

• Filtri dinamici

Ognuno con il proprio ordine. Con i propri nomi.
Come fosse la “scrivania personale” nel sistema.

Come funziona il menu dei segnalibri

La logica è semplice e potente:

• Ogni utente, una volta loggato, vede il menu completo del CRM.

• Accanto ad ogni funzione, compare l’icona “★” per aggiungerla ai propri segnalibri.

• Le voci aggiunte compaiono nel nuovo menu laterale, sempre visibile.

• Le voci possono essere rinominate, riorganizzate, spostate o rimosse.

Il sistema non altera il menu originale, ma aggiunge uno strato personale, visibile solo al singolo utente.

I benefici? Immediatezza e autonomia

In pochi giorni, il nuovo menu ha fatto la differenza.

• I commerciali hanno ridotto drasticamente i tempi di ricerca delle funzioni.

• Il backoffice ha smesso di chiedere dove trovare cosa.

• Le call interne si sono alleggerite.

• E Luca… ha smesso di ricevere messaggi come:

  “Come arrivo alla pagina delle approvazioni ferie?”

Ogni utente ora lavora meglio, più velocemente, con meno frustrazione.
E ognuno si sente un po’ più “padrone” del proprio strumento di lavoro.

Un CRM è davvero personalizzato… solo se è anche personale

Luca lo ripete spesso:

“Il CRM non deve solo adattarsi all’azienda.
Deve adattarsi alla persona che lo usa ogni giorno.”

Questo piccolo sviluppo ha reso tutto più snello.
Perché quando un sistema ti porta esattamente dove vuoi andare,
senza farti perdere tempo, diventa davvero tuo.

“Non è compito mio ma…il CRM può farlo per voi”

 

La storia di Luca e dei solleciti automatici alle fatture scadute

In azienda, c’è sempre quella sottile linea tra “di cosa mi occupo io” e “non è il mio reparto”.
Luca, responsabile vendite, lo sa bene.

Il recupero crediti?
Non è compito del commerciale.
È una funzione che spetta all’amministrazione.
Eppure, negli anni, si è trovato troppe volte coinvolto:

• clienti da richiamare che avevano già fatture scadute

• proposte commerciali da fermare in extremis

• situazioni imbarazzanti in cui nessuno sapeva a che punto fosse il pagamento

“È stato pagato l’ordine di marzo?”
“Non lo so, chiedo a contabilità.”

Oppure peggio: nessuno se ne accorgeva.
E i soldi restavano fuori. Per settimane.

L’origine del problema

Il reparto amministrativo, come spesso accade, si arrangiava.
Controlli manuali, fogli Excel, incroci tra tabulati e fatture.
Solleciti via mail scritti a mano.
Tanta buona volontà, ma zero automazione.

“Era facile dimenticarsi una fattura scaduta. O mandare due solleciti a distanza di un giorno. O nessuno.”

Eppure, pensava Luca, tutti i dati erano già nel sistema.
Nel gestionale, nel CRM, nella cronologia clienti.

Bastava solo collegare i puntini.

L’intuizione (fuori reparto)

Luca non voleva “mettere becco” sul lavoro dell’amministrazione.
Ma conosceva bene il suo CRM personalizzato su base Vtiger,
e sapeva che con qualche sviluppo mirato,
avrebbe potuto sollevare i colleghi da un’enorme mole di lavoro manuale.

“Non è il mio compito… ma so come aiutarvi.”

E così propose:

“Lasciamo che il CRM faccia il grosso.”
“Solleciti automatizzati, ordinati, tracciabili. Nessuno dovrà più rincorrere i pagamenti a mano.”

Lo sviluppo: tre livelli di sollecito

Con l’aiuto dello sviluppatore, Luca ha creato un flusso automatico intelligente:

1. Monitoraggio continuo delle scadenze delle fatture registrate nel gestionale.

2. Verifica giornaliera dell’avvenuto pagamento.

3. Avvio automatico dei solleciti se la fattura risulta scaduta e non saldata.

Il flusso si articola così:

• Primo sollecito → il giorno dopo la scadenza:
  email cortese al cliente con oggetto “Gentile promemoria – scadenza fattura”.

• Secondo sollecito → dopo 15 giorni:
  messaggio più diretto con avviso di possibile azione amministrativa entro 10 giorni.

• Terzo sollecito → dopo altri 10 giorni:
  email formale inviata anche alla società di recupero crediti in copia, con task automatico aperto nel CRM per l’ufficio contabile.

Tutti gli invii vengono registrati nel sistema.
Ogni mail è tracciata.
Nessuna sorpresa. Nessuna ripetizione.

Il reparto amministrativo? Sollevato.

L’effetto è stato immediato.

• Meno tempo perso a scrivere e riscrivere solleciti.

• Niente più doppioni o dimenticanze.

• E soprattutto: una riduzione del 48% delle fatture insolute.

“Prima passavamo giornate a cercare chi aveva pagato e chi no.
Ora il sistema ci avvisa solo quando c’è davvero un problema da seguire.”

Il team amministrativo può concentrarsi sui casi complessi,
lasciando che il CRM gestisca tutta la parte ripetitiva e prevedibile.

I commerciali? Più informati

Grazie a un precedente sviluppo, i commerciali vedono direttamente nelle schede clienti se ci sono fatture scadute.
In questo modo, non inviano preventivi a chi è già in ritardo coi pagamenti.
Non è solo una questione finanziaria.
È anche una questione di immagine. Di controllo. Di autorevolezza.

“Sapere che un cliente è insolvente prima di parlare di un nuovo ordine…
ti cambia l’approccio. Ti fa lavorare meglio.”

Un CRM unisce, non divide

Questo è l’ennesimo esempio di cooperazione tra reparti… guidata dal CRM.
Il sistema non è “solo commerciale”.
Non è “solo amministrativo”.
È aziendale.

“I software diventano intelligenti quando mettono in comunicazione reparti che prima lavoravano ognuno per sé.”

Luca lo dice con semplicità:

“Non era il mio compito o del mio reparto. Ma il CRM poteva farlo.
E oggi il recupero crediti è più veloce, più preciso, più sereno.”

Automatizzare non vuol dire disinteressarsi.
Vuol dire gestire meglio.
E costruire un’azienda dove ogni reparto lavora…
con meno stress, più controllo, e lo stesso obiettivo.

Incassare bene, lavorare meglio.

“Chi c’è oggi in ufficio?”

La storia di Luca e del CRM che ha messo ordine tra ferie, permessi e assenze

In azienda, si parla sempre di vendite, di clienti, di fatturato.
Ma c’è un’altra domanda, apparentemente semplice, che Luca, responsabile vendite, si faceva ogni mattina:

“Chi c’è oggi in ufficio?”

E la risposta non era mai scontata.
Perché tra ferie, permessi, smart working, trasferte e visite dai clienti, l’agenda delle presenze era un puzzle ogni giorno diverso.
E nessuno sapeva davvero se i pezzi combaciavano.

Il sistema “alla buona” (cioè senza sistema)

Le ferie? Si chiedevano in mille modi:

• una mail al volo

• un messaggio su WhatsApp

• un “oh, te lo dico mentre prendiamo il caffè”

• a volte… semplicemente sparendo

I permessi? Peggio ancora.
Spesso richiesti poche ore prima.
Con il risultato che tre commerciali su cinque erano fuori,
i due backoffice sommersi,
e Luca – ovviamente – a tappare buchi come sempre.

“Ma Tizio è da un cliente, in smart o in ferie?”

“Mi avete chiesto tutti ferie per lo stesso ponte. Sapete che almeno due commerciali e un backoffice devono restare, no?”

Il problema non era solo interno.
Era anche verso l’esterno:
i clienti non possono aspettare.
Quelli storici forse sì.
Ma i nuovi? Gli occasionali?
Quelli fanno parte del fatturato. E non aspettano.

L’idea: se il CRM gestisce le opportunità, perché non anche le persone?

Nessuno, prima, aveva mai pensato al CRM come strumento per gestire presenze e permessi.
Ma Luca sì.

“Abbiamo un sistema potente, personalizzato, su base Vtiger.”
“Perché non usarlo anche per organizzare le risorse umane?”

Così, come sempre, ha iniziato per gradi.

Il modulo ferie/permessi prende forma

Primo step: una richiesta centralizzata.
Niente più email e messaggi sparsi.

Ogni collaboratore accede al proprio CRM e compila un modulo dedicato.
All’interno:

• la data o le date richieste

• il tipo di richiesta (ferie o permesso)

• una nota facoltativa

• e, in caso di reale urgenza, un flag speciale che bypassa i vincoli per inviare la richiesta direttamente a Luca, anche se il sistema la segnala come “non approvabile”

Ma non è finita lì.

Le regole che tengono in piedi l’azienda

Luca ha voluto che il sistema non fosse passivo.
Non solo una casella di invio.

Il modulo è stato progettato per analizzare in automatico:

• chi è già in ferie quel giorno

• chi è fuori per eventi o fiere (considerati assenti operativi)

• chi è in visita dai clienti

• e quanti backoffice e commerciali sono attivi

Il CRM calcola così i “posti disponibili” per ferie e permessi.
Se ci sono spazi, la richiesta passa.
Se no, avvisa subito:

“Al momento non è possibile accettare la tua richiesta. Se ritieni sia urgente, seleziona il flag emergenza.”

Solo in quel caso, Luca riceverà comunque la segnalazione e potrà valutare eccezioni.

L’approvazione e il calendario condiviso

Una volta che Luca approva, la richiesta:

• viene registrata nel sistema

• e appare nel calendario interno, visibile a tutto il team

Per privacy, compare solo come “non disponibile”,
ma tutti ora sanno chi è operativo e chi no.

I benefici? Più grandi di quanto Luca immaginasse

Da quando il sistema è entrato in funzione, tutto è cambiato:

• Le richieste sono ordinate, tracciabili, visibili.

• I commerciali sanno quando possono chiedere senza creare problemi.

• Gli eventi, le trasferte e le ferie sono finalmente considerate insieme, nel flusso.

• Luca non è più il tappabuchi di ogni urgenza.

E poi è accaduto qualcosa di interessante, un effetto collaterale positivo.

L’effetto indiretto: il team si organizza… da solo

Con il calendario sempre visibile, i colleghi hanno iniziato a dire:

“Andrò dal cliente X il giorno 21, perché il 20 e 22 c’è già movimento.”

La consapevolezza condivisa ha migliorato la gestione del tempo anche per le attività di scrivania:
creazione e revisione dei preventivi, supporto al backoffice, affiancamenti.

La fluidità è diventata abitudine.
E Luca, finalmente, può anche prendersi una giornata di ferie…
senza lasciare nessuno nel panico.

Un CRM personalizzato su base Vtiger non è solo un software.
È uno strumento che cresce con te.
E se hai il coraggio di usarlo per risolvere i problemi veri – anche quelli più piccoli –
ti accorgerai che ogni sviluppo è un tassello in più verso un’azienda più solida, organizzata e serena.

“La vera forza di un team non è chi lavora di più…”
“…ma chi riesce a lavorare meglio. Anche quando qualcuno è in ferie.”

Chi sta chiamando? 

 

La storia di Luca e del CRM che risponde prima ancora del telefono

Ci sono momenti in cui si capisce che qualcosa non può più andare avanti.
Per Luca, responsabile vendite, uno di quei momenti era ogni volta che squillava il telefono.

Sul display del telefono fisso compariva solo un numero. O peggio: “interno 3”, “anonimo”, “esterno non identificato”.
Sul cellulare, se il numero non era salvato, era un terno al lotto.
E se si rispondeva al volo? Nessuna informazione.
Se invece si perdeva la chiamata? Nessuna traccia.

La cosa più frustrante non era nemmeno il chiamante sconosciuto.
Era il fatto che, anche dopo aver parlato, le informazioni restavano sparse:
su un post-it, nella mente del commerciale, in una nota sul telefono.
Senza uno storico condiviso.
Senza una memoria aziendale.

“Era il cliente della Lombardia… quello con il listino personalizzato… com’è che si chiamava?”

“Mi ha chiesto due cose tecniche ma non le ho segnate.”

Il vero problema non era la telefonata

Era tutto quello che succedeva prima e dopo.

Ogni interazione telefonica diventava un’occasione persa.
Perché nessuno sapeva chi stava chiamando, cosa voleva, cosa aveva già chiesto.
E chi parlava con lui… lo faceva alla cieca.

In azienda, ognuno teneva traccia come poteva:

• chi con un taccuino personale

• chi con un’app di note

• chi affidandosi alla memoria (spoiler: non funziona mai)

E le informazioni?
Rinchiuse.
Nascoste.
Inutilizzabili

 

 

L’inizio: collegare le voci ai nomi

La svolta iniziò in modo semplice.
Luca fece collegare il database del CRM al centralino VoIP.
Da quel momento, se il numero era registrato, il sistema mostrava subito il nome del cliente e la sua azienda al momento della chiamata.

I commerciali ora possono rispondere sapendo con chi stanno per parlare, senza dover improvvisare né cercare informazioni in fretta.
È un cambio di approccio che migliora la relazione fin dal primo secondo della conversazione.

E c’è di più:
con la regola dei 90 giorni, i clienti vengono reindirizzati automaticamente al commerciale che li ha seguiti di recente.
Il risultato?
I clienti si sentono riconosciuti, seguiti e valorizzati,
perché parlano quasi sempre con la stessa persona.
Non devono rispiegare tutto da capo, non devono “ricominciare il giro”.

È qui che, secondo Luca, si costruisce la vera continuità commerciale

 

 

La regola dei 90 giorni

Luca ha fatto sviluppare una logica precisa:
se un cliente ha avuto interazioni registrate entro gli ultimi 90 giorni,
la chiamata viene indirizzata automaticamente al commerciale di riferimento.
In caso contrario, passa al primo operatore disponibile.

Un sistema semplice ma efficace, pensato per valorizzare la relazione già in essere.
Chi chiama lo fa spesso per avere un chiarimento, completare un ordine, sbloccare un dubbio.
Parlare con chi conosce già il contesto fa la differenza

 

 

 

L’evoluzione: sapere (quasi) tutto prima di rispondere

Poi Luca ha pensato: “Possiamo dare ancora più potere ai commerciali.”

Ed ecco il passo successivo:
al momento della chiamata, il sistema mostra non solo il nome e l’azienda,
ma, su richiesta, anche un pannello riassuntivo del cliente, con:

• gli ultimi preventivi

• gli ultimi ordini

• eventuali ritardi di pagamento

• il fatturato degli ultimi 3 anni (suddiviso per anno)

Un’informazione ricca, ma non invadente:
compare solo se il commerciale decide di aprirla, per non sovraccaricare lo schermo,
ma per avere tutto a portata di clic quando serve

 

 

Il dopo: chiamate tracciate, conversazioni valorizzate

Da quando il sistema è attivo, ogni telefonata è tracciata dentro il CRM.
Si sa:

• chi ha chiamato

• a che ora

• per quanto tempo

• con chi ha parlato

E questo, per Luca, è stato un nuovo punto di partenza.

Ha fatto sviluppare un modulo che calcola i minuti di conversazione per ogni opportunità,
per iniziare a misurare anche il tempo investito su una trattativa.

“Quanto ci costa davvero, in termini di tempo, un’opportunità da 5.000 euro?”
“E una da 50.000?”

 

 

La vera rivoluzione: la conoscenza condivisa

Ora gli appunti non sono più nei taccuini personali.
Sono nel CRM.

E non servono più riunioni per chiedere “chi ha parlato con chi?”
Tutto è tracciato.
Tutto è accessibile.
Tutto è utile.

Luca lo dice chiaramente:

“La vera potenza di un CRM personalizzato è che rende le informazioni fruibili da tutti.”
“Il sapere condiviso è quello che crea valore. Non quello scritto sul retro di un’agenda.”

 

Oggi, grazie al CRM personalizzato su base Vtiger, ogni telefonata è parte del flusso.
Ogni conversazione arricchisce il contesto.
Ogni informazione raccolta è archiviata, leggibile, riutilizzabile.

Non è solo una questione di efficienza.
È una questione di rispetto.
Del tempo del cliente.
Del lavoro dei commerciali.
Del valore delle relazioni.

Luca lo sa:
sapere chi chiama non è solo utile.
È il primo passo per rispondere meglio. E vendere di più.

 

“E i dati dove sono?”

 

Come Luca ha trasformato numeri sparsi in decisioni rapide con la dashboard del CRM

C’è stato un tempo in cui ogni riunione commerciale iniziava così:

“Aspettate, vi mando il file Excel con i dati aggiornati.”
“Controllate la mail, trovate lì i grafici.”
“Sì, quei numeri sono di due settimane fa… più o meno.”

Era il tempo del caos organizzato.
O meglio: del disordine mascherato da file Excel.

Luca, responsabile vendite, se lo ricorda bene.
Ogni mese, prima delle riunioni di allineamento, si chiudeva in ufficio per ore a raccogliere dati, esportarli dal CRM, montarli in grafici statici.
Ore perse.
E poi, in riunione, bastava una domanda per far crollare il castello:

“Sì, ma se filtrassimo solo le opportunità da più di 50k euro?”

“E se volessimo vedere il trend per area geografica?”

“E se guardassimo solo i preventivi inviati negli ultimi 10 giorni?”

Domande giuste.
A cui però Luca, in quel momento, non poteva rispondere.

 

 

Il problema non era raccogliere i dati

Era usarli davvero.

Con il CRM personalizzato su base Vtiger, i dati c’erano.
Ma erano sparsi.
Grezzamente raccolti.
Non cuciti addosso a chi doveva leggerli, interpretarli, usarli.

E così, ogni approfondimento veniva rimandato:

“Lo vediamo nella prossima riunione.”
Che magari era un mese dopo.
Quando il problema era già diventato qualcos’altro.

 

 

L’intuizione di Luca: i dati devono vivere

Un giorno, rientrando da un meeting particolarmente caotico, Luca si fece una promessa:

“Mai più riunioni dove rincorriamo numeri vecchi.”
“I dati devono essere lì, visibili, aggiornati, esplorabili.”
“Non possiamo perdere tempo a ricostruirli.”

E così nacque il progetto della nuova dashboard.

Una dashboard vera, costruita dentro il CRM, capace di:

• aggiornarsi in tempo reale

• filtrare per area, per commerciale, per valore

• confrontare trend, zone, clienti

• visualizzare opportunità aperte, preventivi inviati, attività svolte

Una dashboard personale e di squadra, a misura di Luca.
E soprattutto: a misura di realtà operativa.

 

La costruzione: il CRM che ti fa vedere tutto

 

Subito

Con il team di sviluppo, Luca lavorò sulla creazione di grafici interattivi, dinamici,
capaci di pescare direttamente dai dati del CRM personalizzato su base Vtiger.

Ogni commerciale, oggi, ha una dashboard personale dove vede:

• quanti preventivi ha inviato

• quanti ne sono ancora aperti

• quali opportunità stanno per scadere

• il valore medio delle sue trattative

• il tasso di chiusura personale

E Luca, dal suo pannello di controllo, può osservare:

• l’andamento per area geografica

• la pipeline totale

• il confronto tra periodi diversi

• i lead nuovi aperti per ogni canale

• la durata media di ogni fase commerciale

 

Il cambiamento si vede… e si sente

Ora le riunioni sono diverse.

Non si comincia più con “vi ho mandato un file”.
Si apre la dashboard. Tutti vedono gli stessi numeri. In tempo reale.

Qualcuno chiede:

“Come siamo messi sui preventivi oltre 30k in Lombardia?”

Con due click, Luca filtra, mostra, discute.
Niente più “vi rispondo settimana prossima”.

Oppure:

“Quanti lead ci sono arrivati dalla fiera X?”
“E quanti ne abbiamo trasformati in preventivi?”

Si apre il filtro “evento”, si guarda, si decide.

 

Un altro modo di lavorare

Questa nuova dashboard ha cambiato anche l’atteggiamento del team.

Ora ogni commerciale può vedere i propri numeri in autonomia.
Può monitorare i suoi progressi, correggere le strategie, proporre miglioramenti.

Luca non è più il “controllore dei dati”.
È diventato il regista della performance, quello che guida discussioni basate su fatti, non su percezioni.

E anche il tempo in riunione si usa meglio:
meno slide da presentare, più soluzioni da discutere.

“Questo sì che è lavorare in modo organizzato.”
pensava Luca, guardando il monitor con le curve in tempo reale,
mentre il team commentava e proponeva miglioramenti a caldo.

 

Non è magia. È solo un CRM personalizzato su misura

La magia non sta nei grafici colorati.
Sta nel fatto che i dati sono:

• giusti

• tempestivi

• alla portata di chi deve usarli

Tutto questo è stato possibile grazie al CRM personalizzato su base Vtiger,
che ha reso visibile quello che prima si intuiva solo a fatica.

Non serve più rincorrere i numeri.
Ora i numeri vengono da te.
E ti raccontano ogni giorno come sta andando il tuo business.

Un dato visto in tempo vale più di dieci analisi fatte tardi

Luca lo sa.

E oggi guida il suo team con numeri vivi, che parlano, che suggeriscono azioni.

Una dashboard intelligente non è un lusso.
È una scelta di metodo.
È la differenza tra navigare a vista e seguire una rotta precisa.

“Non ci serve sapere cosa è successo un mese fa.”
“Ci serve vedere cosa sta succedendo. Adesso.”

E grazie alla dashboard del CRM personalizzato su base Vtiger,
oggi Luca lo vede.
Ogni giorno.
In tempo reale.

“Oggi ti richiamo…” – E invece no. La storia di come abbiamo messo le opportunità scadute in agenda

Ci sono cose che i commerciali dicono senza pensarci troppo.

Tipo:

“Lo richiamo appena ho un attimo.”
“Appena riesco, aggiorno quel preventivo.”
“Ce l’ho in lista, tranquillo.”

Luca, responsabile vendite, le sentiva tutti i giorni.
E all’inizio sembravano normali, quasi parte del mestiere.
Fino a quando ha iniziato a rendersi conto di cosa c’era sotto:
un intero mondo di attività lasciate sospese.

L’illusione del “lo faccio dopo”

Ogni commerciale ha il suo stile.
C’è chi si scrive tutto su un taccuino,
chi usa il calendario del telefono,
chi si manda un’email da solo per ricordarsi,
e chi confida nel potere dell’intuizione dell’ultimo minuto.

E così succedeva che:

• un cliente importante veniva richiamato troppo tardi

• un preventivo da 80.000 euro stava nella stessa lista di uno da 2.300 euro

• le opportunità “calde” si raffreddavano solo perché nessuno aveva chiesto “a che punto siamo?”

E nel frattempo i giorni passavano.

Un CRM pieno di dati. Ma pochi usati bene

Il CRM di Luca non era il problema.
Era personalizzato, potente, già cucito sulle esigenze reali dell’azienda.
Ma mancava qualcosa.

Ogni opportunità aveva una data di creazione,
commenti con aggiornamenti e interazioni
e spesso anche una scadenza ipotetica, magari concordata con il cliente.

Eppure… nessuno usava queste informazioni per decidere quando agire.

Il CRM sapeva tutto. Ma non suggeriva nulla.

“Cosa succederebbe se lo facesse?”
“Se fosse lui a dirmi: ehi, qui serve una telefonata.”
“E se lo segnasse anche nel calendario?”

L’idea prende forma

Durante una giornata tranquilla – una di quelle rare – Luca si ferma a guardare il calendario dei commerciali.
Ci sono le call fissate con i clienti.
Le visite in programma.
Le fiere, i follow-up già concordati.

Ma tra un blocco e l’altro… buchi ovunque.

Mezz’ora libera qui.
Un’ora vuota lì.
E nessuno sa come sfruttarla al meglio.

“E se fossimo noi a riempirli in modo utile?”
“E se il CRM usasse quei momenti per segnalare le opportunità più urgenti?”

Non per “dare fastidio”.
Ma per riprendere in mano trattative che rischiano di andare perse.
Con garbo. Con intelligenza. Con metodo.

Il CRM che trova il momento giusto per agire

Così nasce il nuovo sviluppo:
il CRM personalizzato su base Vtiger ora osserva ogni opportunità,
legge le date, analizza i commenti, incrocia le scadenze.

E quando capisce che una chiamata può fare la differenza,
prenota 15 minuti nel calendario del commerciale.

15 minuti.
Il tempo giusto per:

• fare una telefonata

• sentire “come sta andando”

• capire se c’è da aggiornare un’offerta

• e annotare due righe su come muoversi

Il commerciale, aprendo l’agenda, ora trova un blocco con scritto:

🗓️ “Richiama Rossi – preventivo 34.500 € in scadenza fra 3 giorni.”

E se durante la chiamata il cliente chiede una revisione del preventivo,
il commerciale non dice più:

“Appena riesco te lo mando.”

Ma risponde:

“Perfetto. Ti arriva venerdì alle 11. Lo blocco adesso.”

Il vantaggio invisibile ma potente

Sembra una piccola cosa.
Un appuntamento in più nel calendario.
E invece cambia tutto.

Perché:

• nessuna opportunità resta nel dimenticatoio

• i commerciali sanno quando e con chi devono agire

• Luca ha una visione chiara di quali richieste stanno generando attività reali

E soprattutto:
i clienti non si sentono abbandonati
e i commerciali non sono più in balia degli imprevisti.

Priorità che emergono, attività che respirano

C’è un altro effetto collaterale – positivo – che Luca non aveva previsto.
Durante le telefonate, i commerciali iniziano a dire:

“Questo preventivo va rivisto subito.”
“Questo cliente è pronto a decidere, ma serve un’offerta aggiornata.”

Risultato?
Il sistema capisce quali sono le revisioni urgenti,
e può segnalarle per essere gestite prima di tutte le altre.

Non più:

“Appena ho un momento, ti aggiorno il preventivo.”

Ma:

“Il CRM mi ha già segnato quando farlo.”

Il calendario non è più solo un’agenda

Ora il calendario dei commerciali non mostra solo appuntamenti già presi,
ma propone attività intelligenti.

E ogni giorno, ogni ora libera diventa un’occasione utile.
Non per riempire, ma per valorizzare il tempo.

Luca lo dice sempre:

“Il nostro lavoro non è rincorrere le attività. È guidarle.”
“E se un’opportunità può diventare una vendita……il CRM personalizzato deve aiutarti a farlo nel momento giusto.”

È così che una frase banale come

“Ti richiamo appena ho un attimo”
è diventata una promessa mantenuta.
Con un giorno. Un orario. Un’agenda. Un sistema.

E oggi, mentre il team lavora,
il CRM personalizzato su base Vtiger
riempie i vuoti.
Trova lo spazio e suggerisce azioni che fanno la differenza.

Perché tra un’attività dimenticata e una vendita conclusa
a volte passano solo 15 minuti.
E un calendario che sa cosa conta.

Il tempo che sfugge

 

Come Luca ha trasformato le scadenze in un’opportunità grazie al CRM personalizzato

In azienda, c’è una regola non scritta che Luca ha sempre rispettato:
“Se un lavoro si può automatizzare, lo fa il CRM.”
Sembra una battuta da manuale operativo. Invece è il principio che guida ogni sua decisione. E quando ha capito che la gestione delle scadenze stava diventando un’altra fonte di caos quotidiano, non ha avuto dubbi: andava affrontata con metodo. E con tecnologia.

 

 

Appunti sparsi, scadenze ovunque

Prima dell’implementazione dello scadenziario automatizzato, ogni commerciale segnava le scadenze a modo suo.
Chi usava l’agenda cartacea con le pagine ingiallite ai bordi.
Chi annotava date e promemoria in una nota sullo smartphone.
Chi si affidava a fogli Excel, salvati su desktop con nomi come “clienti_importanti_finale2_bis.xlsx”.
E chi – il più ottimista – si fidava solo della memoria.

“Il 31 scade l’accordo quadro di Piras… l’ho segnato sulla lavagna in ufficio.”
“Io ho messo un alert su Google Calendar… ma non ricordo se ho messo anche la mail del cliente.”
“C’è da aggiornare il listino di Bianchi Spa, l’ho scritto su un post-it… quello giallo… da qualche parte.”

Il risultato? Discontinuità. Rinnovi dimenticati. Clienti non contattati per tempo.
E nei casi peggiori, clienti persi perché qualcuno, più veloce, li aveva raggiunti prima con un’offerta nuova e ben confezionata.

 

 

 

La consapevolezza che cresce

Non ci fu un singolo errore a far scattare l’allarme.

Nessuna email arrabbiata, nessuna rottura clamorosa.
Ma un disagio crescente.
Una riunione dopo l’altra, Luca sentiva che mancava un processo fluido e condiviso, capace di garantire a ogni cliente la giusta attenzione, al momento giusto.

“Non possiamo lasciare ai singoli il compito di ricordarsi ogni rinnovo.”
“Il nostro lavoro è già pieno di attività. Se possiamo togliere qualcosa… togliamola.”
“Il CRM può pensarci. È lì per questo.”

E così è nato questo progetto.

 

 

 

La visione: un CRM che avvisa prima che il tempo scada ( e che sia troppo tardi )

Luca immaginava uno scadenziario intelligente, capace di riconoscere in autonomia la data di rinnovo di contratti, accordi quadro, listini riservati.
In base al tipo di scadenza e alla sua importanza, il sistema avrebbe dovuto inviare automaticamente un’email al cliente con largo anticipo, in modo da aprire il dialogo prima che fosse troppo tardi.

Ma non solo.

L’email doveva contenere call to action chiare, per permettere al cliente di:

• confermare l’interesse a proseguire;
• chiedere un aggiornamento delle condizioni;
• oppure, se necessario, motivare un eventuale disinteresse, trasformando la mancata risposta in un dato utile per il team commerciale.

Il tutto gestito dentro il CRM personalizzato su base Vtiger.
Con un dettaglio strategico:
ogni risposta del cliente generava automaticamente un’opportunità nel sistema, assegnata al commerciale di riferimento.
Così nessuna azione restava sospesa.

 

 

 

Come funziona oggi lo scadenziario automatico

Il flusso è semplice, ma potentissimo:

1. Il CRM monitora tutti i contratti e documenti con scadenza predefinita.
2. Quando una data si avvicina (i tempi variano in base alla tipologia), il sistema attiva l’invio automatico.
3. L’email arriva al cliente in modo personalizzato, con il suo nome, il tipo di servizio, il riferimento del commerciale e una breve sintesi.
4. All’interno della mail, sono presenti dei pulsanti (CTA) con cui il cliente può interagire:
   • “Sì, voglio proseguire – contattatemi”
   • “Vorrei aggiornare le condizioni”
   • “Non sono più interessato – ecco perché…”
5. Il clic sulla CTA genera una richiesta che entra nel CRM come opportunità assegnata, con tutte le informazioni già al posto giusto.

 

Il valore che emerge col tempo

Luca lo sa bene: l’efficienza vera si vede col tempo, non dopo un giorno.
Ma bastano poche settimane per notare i primi segnali:

• I commerciali non dimenticano più nulla perché non devono ricordarsi nulla: ci pensa il sistema.
• I clienti si sentono tutelati: ricevono un avviso, sentono che l’azienda è presente, attenta, organizzata.
• Nessuno viene dimenticato. Anche il contratto “minore”, che magari vale meno in termini di numeri, riceve lo stesso livello di attenzione.
• I commerciali guadagnano tempo prezioso da dedicare alle trattative attive, non a gestire calendari e promemoria.

Dati che raccontano abitudini

Ma c’è di più.
Ogni interazione viene registrata.
Così Luca può:

• capire quali clienti rispondono con prontezza;
• analizzare quali dispositivi usano per leggere le email (utile per le future campagne marketing);
• vedere quali clienti ignorano le mail e richiedono un contatto più diretto;
• raccogliere i motivi per cui qualcuno non rinnova, trasformandoli in input per migliorare servizi, offerte e approcci.

E se un cliente clicca “Non sono interessato”, ma spiega perché…
quel dato è oro. Basta saperlo leggere.

 

 

 

Un principio che guida la trasformazione

“Il nostro CRM non deve limitarci. Deve fare quello che ci serve.”
“Se qualcosa si può automatizzare, la automatizziamo.”

È con questo approccio che Luca ha guidato il suo reparto negli ultimi mesi.
E ogni sviluppo ha seguito lo stesso schema: ascoltare un bisogno concreto, pensare a una soluzione fluida, integrarla nel sistema con un’interfaccia semplice.

Il CRM Vtiger personalizzato si è rivelato lo strumento perfetto per questa evoluzione.
Un alleato discreto ma costante, che lavora in background, lasciando a Luca e al suo team lo spazio per fare ciò che conta davvero: vendere, curare i rapporti, costruire valore.

 

 

 

Il tempo non si può fermare. Ma si può anticipare

Nel mondo delle vendite, essere puntuali è spesso meglio che essere brillanti.
E grazie al suo scadenziario automatico, Luca ha fatto proprio questo:
ha tolto l’ansia dell’ultima ora, ha eliminato i vuoti di memoria, ha trasformato una debolezza in un punto di forza.

Oggi, nel suo CRM, ogni cliente è seguito con metodo, ogni scadenza è gestita con cura, ogni occasione di rinnovo è un’opportunità da cogliere.

 

E tutto questo… senza doverci pensare ogni giorno.

Una pagina, un clic, un’opportunità

 

La rivoluzione di Luca nel suo CRM Vtiger personalizzato

Ci sono giornate che sfuggono via troppo in fretta.
Fiere affollate, visite dai clienti, giri tra gli uffici tecnici e i capannoni di produzione. Conversazioni rapide, idee scambiate sul momento, richieste appuntate su un post-it o, peggio, affidate alla memoria.

Luca, responsabile vendite, lo sa bene.
Una volta, rientrando da una visita importante, disse scherzando a un collega:

“Oggi ho parlato con almeno sei persone… e non ho scritto nulla. Penso di ricordarmi tutto, ma tra due giorni?”

Il problema era chiaro: troppe informazioni raccolte in movimento, e nessun modo efficiente per archiviarle sul momento.

Il caos dietro l’apparente operatività

Ogni evento, ogni visita, ogni incontro generava potenziali contatti, richieste, spunti. Ma non c’era un metodo condiviso.
Durante una riunione post-evento, Luca chiese:

“Quanti lead abbiamo raccolto al convegno di Torino?”

Le risposte arrivarono in rapida sequenza:

“Io ho preso qualche nota sul telefono.”
“Io ho tutti i biglietti da visita… da qualche parte.”
“Io gli ho detto di scrivermi via mail, ma non si è fatto più sentire.”

“E queste informazioni, le avete messe nel CRM?”

Silenzio. Sguardi bassi.

Poi uno dei commerciali alzò la mano:

“Io ho preso il biglietto di Mario Rossi…”

“Ottimo – rispose Luca – E cosa voleva sapere?”

“…Non me lo ricordo. Aveva chiesto una cosa, ma non l’ho scritto.”

Il risultato? Opportunità perse, follow-up dimenticati, eventi non misurabili. Nessuno sapeva davvero chi era stato incontrato, cosa aveva chiesto, né come quelle conversazioni potevano trasformarsi in sviluppi reali.

La scintilla: “Ci serve qualcosa da usare mentre siamo fuori”

Fu in quel momento che Luca ebbe l’intuizione.
“Serve qualcosa che possiamo usare dal telefono. In tempo reale. Una pagina semplice, immediata. Una cosa nostra.”

Così nacque l’idea: una pagina web, collegata direttamente al CRM, accessibile da smartphone o tablet, da usare durante gli eventi, le visite, i meeting in azienda.

La logica doveva essere questa:

• Si accede alla pagina con il proprio ID e password CRM.

• Si inserisce uno tra questi dati del cliente: nome e cognome, email, o numero di cellulare.

• Se il sistema riconosce il contatto, la pagina si compila da sola.

• Se non lo riconosce, appare un popup che avvisa che si tratta di un nuovo contatto. A quel punto il sistema chiede:

  • nome

  • cognome

  • email

  • telefono

  • azienda di riferimento

• Se l’azienda non esiste, si può creare inserendo solo il nome.

Viene inoltre richiesto di selezionare il tipo di evento o visita che ha generato l’inserimento.
Così ogni opportunità potrà essere ricondotta con chiarezza a una fonte precisa.

A questo punto, la pagina salva tutto e crea un’opportunità direttamente nel CRM, assegnandola al commerciale che l’ha registrata. Se il contatto è nuovo, l’opportunità viene segnalata come “da completare” per favorire un’integrazione successiva dal PC.

I risultati? Parlano i dati

Oggi, a distanza di pochi mesi, Luca si siede alle riunioni con un altro sguardo.

“Allora, Fiera di Bologna. Vediamo le opportunità nate?”

“Ne ho inserite cinque durante l’evento. Tutti contatti nuovi.”
“Io due, e uno di loro ha già chiesto un preventivo.”

Ora ogni evento è tracciabile, ogni contatto ha una scheda, ogni nota è stata scritta mentre era ancora fresca.
Ogni visita racconta cosa è successo davvero: chi è stato incontrato, cosa è stato chiesto, quali spunti sono stati raccolti.

Luca può finalmente:

• valutare il ROI di ogni fiera

• capire quali commerciali generano più contatti e opportunità

• identificare quali eventi portano più sviluppo commerciale

• sapere cosa è stato detto e fatto, senza affidarsi alla memoria

E, soprattutto, può usare queste informazioni anche in chiave formativa:
capire quali commerciali riescono meglio nella raccolta delle opportunità, analizzare i loro approcci, e farne oggetto di sessioni condivise con tutto il team.
Così, dall’esperienza di uno, cresce tutta la squadra.

 

Un CRM che fa quello che serve, non quello che può

Tutto questo è stato possibile grazie al CRM personalizzato su base Vtiger.
Uno strumento che non obbliga Luca ad adattare il proprio lavoro a “ciò che il software permette”, ma che si adatta alle reali esigenze dell’azienda.

“Io non voglio perdere tempo a copiare le note su file Excel.
Non voglio inseguire dati scritti a mano.
Voglio che, se un contatto mi parla mentre sono in produzione, io possa prendere appunti veloci e sapere che non li perderò mai.”

Ora può farlo. Una pagina, un clic, un’opportunità

La semplicità è diventata strategia

2 marzo – Riunione commerciale trimestrale
Tema: Follow-up trattative in corso.

“Io gli ho mandato quella brochure di due anni fa… magari si convince.”
“Io invece gli ho scritto su WhatsApp, ho improvvisato qualcosa.”
“Io niente. Non sapevo cosa mandare, ho aspettato che chiamasse.”

Tre risposte. Tre stili. Nessuna linea comune.
Segno che il nostro approccio al nurturing è lasciato al caso.
E il caso, nel mondo delle vendite, non paga mai.

 

6 aprile  – Revisione trattative perse
Tema: Perché alcune opportunità non si sono chiuse?

“Secondo me non ci hanno scelti perché non abbiamo fatto sentire la nostra voce.”
“Gli altri magari hanno mandato qualcosa, noi abbiamo lasciato il preventivo lì.”

Mi segno una frase che mi rimbalza in testa da giorni:
“Un preventivo lasciato solo è un preventivo perso.”
Comincio a chiedermi: cosa possiamo fare dopo l’invio del preventivo?
Come possiamo nutrire la trattativa?

 

9 giugno – Call con cliente “freddo”
Richiesta: “Mi ricordate cosa includeva l’offerta?”
Ci accorgiamo che il cliente ha ricevuto solo un PDF, senza contesto.
Senza spinta. Senza rafforzare l’immagine della nostra azienda.
Il CRM aveva il preventivo. Ma non parlava per noi.

 

9 ottobre – Brainstorming con il marketing
Tema: costruzione di contenuti a supporto delle vendite.

“Ci sono contenuti, ma non sappiamo quando usarli.”
“Abbiamo PDF bellissimi, ma nessuno sa dove trovarli.”
“Ogni commerciale fa un po’ come vuole.”

È qui che si accende la lampadina.
“E se fosse il CRM a mandare i contenuti, al posto nostro?”
Non solo email automatizzate. Ma messaggi giusti, al momento giusto.
Un flusso. Un sistema. Una voce unica.

 

 

 

Dall’idea al progetto: nasce il nurturing intelligente

Convoco una riunione con tutto il team vendite e il marketing operativo.
Stavolta non per lamentarci. Ma per costruire.

Insieme tracciamo il flusso tipo di un cliente: dal primo contatto alla trattativa avanzata, fino al post-vendita.
In ogni fase, ci chiediamo:

“Cosa sarebbe utile ricevere?”
“Cosa possiamo dire per avvicinare il cliente alla conferma?”

Iniziamo a raccogliere: contenuti già pronti, da aggiornare, e contenuti da produrre.
Il marketing li cataloga e li etichetta con dei codici.
Poi chiediamo allo sviluppatore del nostro CRM personalizzato Vtiger di costruire una logica intelligente di nurturing:

• Ogni trattativa, in base allo stato e al tipo di prodotto, attiva un flusso automatico.

• Dopo un certo numero di giorni dall’ultima interazione, parte un’email personalizzata.

• Il contenuto cambia in base alla fase (preventivo, trattativa dormiente, ordine in corso) e rafforza la relazione con messaggi mirati.

• Non solo: anche nel post-vendita entrano in gioco messaggi di cross-selling, guide, suggerimenti utili e follow-up automatici.

Oggi: un CRM che parla, convince e fidelizza

Non mando più mail “tanto per”.
Il CRM fa parlare l’azienda con una voce coerente, autorevole, puntuale.

• Se un cliente ha ricevuto un preventivo e non ha risposto, riceverà un contenuto utile a rinforzare l’offerta.

• Se un cliente ha acquistato un prodotto, riceverà un suggerimento su un servizio correlato.

• Se la trattativa è ferma, il CRM la riattiva con un touchpoint studiato.

• Se un documento viene aggiornato, è il sistema stesso a inviarlo automaticamente.

Ogni contenuto è ufficiale, aggiornato, coerente.
Il team vendita non deve più ricordarsi cosa inviare o quando farlo.
E i clienti percepiscono la differenza: si sentono seguiti, capiti, valorizzati.

 

 

 

Un CRM personalizzato non è solo un database

È un alleato strategico che parla al posto tuo, mentre tu ti concentri sulle trattative vere.
Oggi, ogni cliente ha accanto un venditore invisibile: il nostro CRM.
E finalmente, nessun preventivo è più lasciato solo.

Il calendario fantasma

 

Se una cosa funziona male, è come se non esistesse.

Luca lo ripete spesso ai suoi collaboratori, perché ha imparato che questo vale per qualsiasi processo aziendale: se non funziona davvero, è un’illusione. Vale per una strategia commerciale, per una campagna di marketing… e anche per un calendario condiviso.

Sì, perché in teoria, la sua azienda ne aveva uno. Un calendario centralizzato. Un sistema “aziendale”. Ma nella pratica? Nessuno lo usava davvero. Chi segnava le attività su Google Calendar, chi sulla mail del PC, chi sull’agenda del telefono. E poi c’erano i più creativi, che si affidavano ai post-it. Il risultato? Un mosaico di frammenti sparsi, dove gli appuntamenti si perdevano come coriandoli al vento.

Ogni lunedì mattina, l’ufficio vendite sembrava un set improvvisato di una sitcom. Luca, responsabile commerciale, entrava con l’agenda mentale piena di call, visite, follow-up. Ma la scena che lo accoglieva era sempre la stessa: un collega che cercava disperatamente di capire se l’appuntamento delle 10 fosse confermato, un altro che rovistava tra foglietti staccati e note sul telefono, e uno junior che borbottava davanti al PC:
“Ma la call era su Google Calendar, sulla mail o… sul cellulare?”

Nessun coordinamento, nessuna visione d’insieme. I commerciali non sapevano gli impegni degli altri, e Luca – che doveva supervisionare tutto – non vedeva nulla. Non esisteva un punto unico, condiviso, aggiornato. Solo confusione.

 

 

Il caos diventa consapevolezza

Il cambiamento, come spesso accade, non arriva con un solo grande errore. Ma con una sequenza di piccoli fallimenti. Una call dimenticata, una visita saltata, una sovrapposizione. “È impossibile così”, pensava Luca mentre cercava di ricostruire gli impegni del suo team.
“Siamo un reparto vendite, dovremmo essere agili, precisi… e invece sembriamo un gruppo di freelance disorganizzati”.

Fu così che decise: serviva un punto unico, condiviso, sincronizzato. Un calendario vivo, accessibile ovunque. Ma soprattutto integrato nel cuore operativo dell’azienda: il CRM personalizzato.

 

 

Il progetto prende forma: un CRM che diventa anche agenda intelligente

Inizialmente l’idea era semplice: un calendario condiviso. Ma con il team IT, Luca scoprì presto che si poteva fare molto di più.

La svolta arrivò con l’integrazione bidirezionale tra il CRM personalizzato e i sistemi di calendario utilizzati da tutti (Google, Outlook, mobile). Significava che ogni appuntamento creato nel CRM compariva anche nel calendario personale del venditore. E viceversa: ogni call fissata dal telefono, ogni visita pianificata via mail, appariva subito anche nel CRM. E con un dettaglio non da poco: le informazioni erano ora visibili anche agli altri colleghi (ma solo per gli impegni di lavoro, quelli personali restavano riservati).

Ma non finisce qui.
C’era un altro aspetto che Luca non si aspettava: anche le attività interne assegnate nel CRM – come chiamate da fare, preventivi da rivedere, scadenze da rispettare – ora comparivano nello stesso calendario.
Un commerciale che si era organizzato per rivedere cinque preventivi giovedì mattina, non rischiava più di accettare una visita cliente nello stesso slot e ritrovarsi fuori sede con tutto da rimandare.
Ogni attività era visibile in tempo reale, su ogni dispositivo: PC, cellulare, tablet. E soprattutto: sincronizzata.

 

 

Il dopo: una macchina commerciale finalmente sincronizzata

Il lunedì ora ha un altro sapore. Luca entra in ufficio e apre il CRM: vede subito tutti gli impegni della settimana. Chi è in visita, chi in call, chi ha blocchi riservati a lavoro interno. Può persino verificare se ci sono appuntamenti personali oscurati che impediscono certi incastri. Tutto è fluido, leggibile, condiviso.

I commerciali non si rincorrono più su WhatsApp chiedendo: “Hai la call con Rossi alle 15?”, né improvvisano visite “al volo” sperando di trovare slot liberi. E anche i clienti notano il cambiamento: ricevono proposte chiare, appuntamenti confermati al volo, reminder puntuali.

 

 

Non solo efficienza: anche strategia

Questa sincronizzazione ha portato benefici evidenti:

• Nessun appuntamento dimenticato.

• Nessuna call sovrapposta.

• Nessuna trattativa bloccata per mancanza di comunicazione.

• Nessuna attività interna sacrificata per una trasferta non pianificata.

Ma soprattutto ha fatto una cosa più profonda: ha trasformato il calendario in uno strumento strategico.
Perché ora Luca può analizzare la distribuzione degli impegni, capire dove si concentra l’attività commerciale, identificare colli di bottiglia… e intervenire. Tutto, naturalmente, dentro il CRM.

 

 

Il segreto? Un CRM su misura un vero CRM personalizzato

Un CRM standard non avrebbe mai permesso tutto questo. Luca lo sa. È grazie alla personalizzazione del Vtiger CRM che ora la sua azienda può pianificare, condividere e agire con precisione chirurgica.
E quel vecchio foglietto stropicciato accanto alla tastiera? È rimasto lì. Come promemoria di quanto lontano sono arrivati.